HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Diantara sekian banyak profesi yang berubah cepat memasuki milenium mendatang, salah satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Harap dimaklumi, karena sekretaris adalah “pengelola”  sumber daya perusahaan  terpenting, yaitu para pimpinan  perusahaan dan para manajer.

Pada milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Mereka dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang handal, agar dapat menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya.  

Sekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri dengan berbagai ‘senjata’ kemampuan dan ketrampilan agar dapat ‘memenajemeni manajer dan memimpin pemimpin’

Era milenium mendatang yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. 

Pengelola Informasi

Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,  harus mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information disseminator.

Sementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut  sekretaris menjadi sekretaris global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.

Peran penting yang berkaitan dengan pengelolaan  informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihak  eksternal perusahaan dalam lingkup global  membutuhkan kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional.

 Queen of Time Kingdom  

Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom, seorang yang “berkuasa” atas pengaturan “waktu” kerja dan memiliki wewenang untuk secara cepat dan tepat mengelola berbagai perubahan “waktu” atau jadwal kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung didalamnya.

  Seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai strategi dan pedoman agar  dapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan “disukai” oleh atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola waktu, seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk menganalisa pemanfaatan waktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti.

Public Relation Officer         

Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi  bagi para pengambil keputusan. 

Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional dan strategis.

Etika Dan Pengembangan Diri

To be ethical is a must, not a choice. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan,

bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Seorang sekretaris mesti memahami  dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan  menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Agar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.

Untuk memantapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina hubungan interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam  menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali. 

Menyongsong Era Baru

Perubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap tuntutan lingkungan bisnis di masa depan,  dapat ditentukan pola pengembangan diri dan pola pengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri dengan kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.

            Peran-peran yang berkaitan dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan oleh  peran-peran manajerial dalam bidang pemrosesan informasi, pengelolaan waktu, komunikasi, dan human relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang profesional.

            Dari sisi perusahaan, optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis profesi  dapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan berkesinambungan.